Wie wird eine E-Rechnung eigentlich verarbeitet?
Mit ADDISON Online lässt sich der gesamte Prozess von der Erfassung bis zur Archivierung abbilden.
Dabei werden Sie durch eine Visualisierung und Validierung des Datensatzes unterstützt. Zusätzlich können Sie Rechnungen als ZUGFeRD, XRechnung und PDF erstellen und versenden. Ein digitaler Zahlungsworkflow sorgt ergänzend für transparente und effiziente Zahlungsprozesse im Unternehmen.
Hier beschrieben wir den Weg über das hybride Buchen im Addison Online.
1. Rechnung erfassen
Die eingehende E-Rechnung kommt beispielsweise per Upload oder E-Mail ins System. ADDISON liest wichtige Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsinformationen automatisch aus. Bei E-Rechnungen werden die strukturierten Daten zusätzlich validiert.
2. Rechnung prüfen
Die erkannten Daten können anschließend kontrolliert und bei Bedarf korrigiert oder ergänzt werden. Je nach eingesetzter Lösung und Unternehmensprozess kann die Rechnung außerdem über einen Freigabeworkflow zur Zahlung freigegeben werden.
4. Rechnung freigeben
Die Rechnung wird von der dafür vorgesehenen Person oder den vorgesehenen Personen freigegeben. Bei einem mehrstufigen Workflow kann beispielsweise zunächst die sachliche Prüfung erfolgen, bevor eine weitere Genehmigung erteilt wird. Sind alle erforderlichen Freigaben abgeschlossen, ist die Rechnung bereit für den nächsten Prozessschritt.
3. Buchungsdaten erzeugen
Auf Basis der erfassten und geprüften Informationen werden Buchungsdaten bzw. Buchungsvorschläge erzeugt. Diese können anschließend an die Finanzbuchhaltung übertragen und dort weiterverarbeitet werden.
5. Rechnung archivieren
Zum Abschluss wird die E-Rechnung zusammen mit den relevanten Daten revisionssicher im ADDISON Online Belegarchiv archiviert.
So wird aus einer eingehenden E-Rechnung ein digital unterstützter, transparenter Prozess – von der Erfassung über Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchhaltung und Archivierung.
Funktionen Rechnungswesen Online Professional
- E-Rechnungsempfang: Komfortable, maschinelle Verarbeitung der Belegdaten
- Rechnungsschreibung: Einfache Erstellung von (E-)Rechnungen
- E-Rechnungsversand: Digitaler Versand über zukunftssichere Übermittlungswege
Einsatz & Umsetzung
Die Online E-Rechnungsplattform & Online Freigabeworkflow sind im Rechnungswesen Online Professional enthalten.
Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zur Verfügung, sprechen Sie uns unverbindlich an.
